Implementace jako příležitost
Základním stavebním kamenem implementace bylo proškolení všech zaměstnanců. „A zároveň kolegům vysvětlit přínosy nového systému. Najednou totiž museli zadávat více dat, což vnímali jako práci navíc. Řadový uživatel na první pohled nevidí, že jeho výstupy pak aplikujeme na vyšší úrovni,“ popisuje správce. Kvůli těmto interním důvodům, ale rovněž velmi brzkému začátku pracovní doby poboček zaškolovalo Sezako zaměstnance svépomocí, čehož se ujali mluvčí této studie. „Komunikovali jsme se širokou škálou uživatelů a mnohdy jejich postřehy pronesli do praxe. Implementace se tak vlastně stala příležitostí pro revizi procesů,“ chválí Charvát. Jako náročné, ale přesto přínosné hodnotí zavádění nového systému i Vymazalová: „Byla to pro mě výzva z hlediska odbornosti, ale nakonec do sebe vše zapadlo. Se společností Melzer, naším implementačním partnerem, probíhala komunikace tak intenzivně, že jsme se spřátelili.“
Jednotné podklady pro fakturaci
S implementací došlo nejen k propojení agend v rámci struktury společnosti, ale rovněž všech 11 českých středisek. Zásadní proměnou prošlo hlavně účetnictví. Jeho jádrem bývala centrála v Prostějově, kam ostatní pobočky posílaly poštou nebo po kolezích podklady k fakturaci. Nyní lze díky QI, které je tmelicím prvkem a slouží jako jednotná datová základna, provádět účetní operace odkudkoli. „Před QI vše trvalo déle, a to nejen kvůli dovozu faktur do Prostějova, ale také přepisování údajů z různých dokumentů. Nyní vidíme účetní operace v systému ihned. Klíčovým benefitem je tedy zrychlení fakturace z řádu dní prakticky na okamžik a s tím související kompletní náhled na aktuální data za střediska. Toto dopomáhá k včasným platbám od zákazníků, a tím pádem plynulému cash flow,“ vysvětluje Vymazalová. Přínosem je i omezení papíru. QI pomáhá také při párování bankovních výpisů s příslušnými doklady. „Dřív jsem k sobě položky přiřazovala ručně. Teď pouze kliknu a v mžiku mám hotovo. Přináší to velkou časovou úlevu,“ říká Vymazalová.
Rychlejší zpracování mezd
Protože účetnictví jde ruku v ruce se mzdami, pozitivních změn doznala i tato agenda. „Výplaty pro všechny zaměstnance chystám v Prostějově. Před QI jsem musela pásky nastříhat, vložit do obálek a připravit k rozvozu. Toto mi každý měsíc zabralo půl pracovního dne. Zároveň trvalo, než se dokumenty dostaly k zaměstnancům. Nyní jedinkrát kliknu a každý kolega výplatnici obdrží do své e-mailové schránky,“ porovnává Vymazalová a dodává, že QI ji pomáhá i při vypočítávání odměn, „předešlý software dokázal zohlednit pouze tři typy. Musela jsem je různě sčítat, aby byl výsledek odpovídající.“
Přehledně z každé úrovně
Všechna data v jednom systému umožňují sestavit detailní obraz o dění ve firmě. Přehledy, které Sezako používá, tvoří modul Business Intelligence (přímá součást QI). „Poskytuje nám propracované grafy a my máme možnost sledovat hospodaření z různých úhlů pohledu, třeba po vozidlech nebo pobočkách. Každá výseč se dá rozkliknout do nižších úrovní. Díky tomu například víme, z čeho přesně se skládají náklady, kdo patří mezi naše klíčové odběratele nebo jak se vyplatí konkrétní auto – vše je interaktivní a dostupné odkudkoli, to znamená nejen pro nás na Moravě, ale i pro pana jednatele v Čechách,“ shrnuje účetní.
Opora při plánování
Zmíněná nákladovost je pro Sezako stěžejní. „Téměř vždy zakázky fakturujeme na vozidlo, proto potřebujeme vědět, kolik nám vydělalo a zda není náhodou ztrátové,“ říká Charvát. Přehled zajišťuje na míru vyrobená funkcionalita. „Určité součástky se nám vyplatí evidovat rovnou k vozidlu, nikoli na sklad. Tímto odpadá administrativa, kterou by s sebou neslo skladové hospodářství. Navíc můžeme zohlednit i nehmotné věci jako opravy nebo výdělek formou výjezdu. Přesně tak vidíme, kolik vozidlo skutečně stojí a máme oporu při rozhodování o opravách a přesunech techniky mezi pobočkami. Dokážeme i lépe odvozovat náklady na servis pro následující období. Je to důležitý podklad pro rozpočtování,“ oceňuje Charvát. Naopak většina dalších položek skladem prochází. „Jedná se o významný počet. Evidujeme například pracovní oděvy i technický materiál,“ vypočítává Vymazalová. Přímé napojení účetnictví na sklady zajišťuje QI. „V tomto případě opět došlo k centralizaci, protože původně tuto agendu spravoval oddělený systém. Největším benefitem je povědomost o aktuální hodnotě zboží i materiálů ve skladech,“ dodává správce.
QI Mobile: podklad pro plánování i výjezdy
QI doprovází pracovníky Sezaka každý den, a to již od brzkého rána. Dispečink, který má každá pobočka vlastní, před začátkem směny zadává plánované výjezdy do sdíleného kalendáře. Údaje se propisují do mobilní aplikace QI Mobile, kde posádky vozidel vidí potřebné informace. Průměrně je čeká pět až šest úkolů, u každého dohledají přesné časy včetně dalších údajů. Například se dostanou do registru RÚIAN, díky tomu lépe zhodnotí přístup k nemovitosti. Prostřednictvím aplikace pak vykazují hodiny strávené na zakázce. Rovněž lze porovnávat skutečnou časovou náročnost s odhadovanou a na tomto základu pak přesněji plánovat další projekty. Sezako vyjíždí i k haváriím. Pro tyto neočekávané události je třeba silný dispečink s širokými možnostmi plánování. Protože v centrálním kalendáři operátor vidí vytížení i předpokládanou polohu vozidel, může reagovat de facto obratem. „Do aplikace se propisují i další události jako odstávky kvůli opravám či údržbě techniky. Tímto se předchází kolizím v plánu. Navíc díky společnému kalendáři si pobočky mohou nevyužitá auta mezi sebou půjčovat,“ vyzdvihuje Charvát.
Další přínosy QI
- Plynulejší cash flow
- Odbourání papírových dokumentů
- Úspora času v agendě bankovních výpisů
- Jednodušší vypočítávání odměn pracovníkům
- Omezení skladové administrativy
- Efektivnější plánování servisu techniky
- Snadnější příprava rozpočtu
- Lepší organizace práce pro posádky vozidel
- Možnost odvozování budoucích zakázek
- Podpora dispečinku při zajištění havarijních výjezdů
- Předcházení kolizím v plánu a snazší zápůjčka vozidel
